Déposer ses archives

Trier, éliminer et déposer

Par manque de place et pour favoriser la bonne conservation des documents essentiels, on ne peut tout conserver. Avant d'éliminer, il faut donc trier, séparer le bon grain de l'ivraie, selon la formule : conservation définitive = 10 % des documents produits.

Textes en vigueur

- Concernant les documents antérieurs au 1/1/1983, se reporter au règlement de 1926.

- Concernant les documents postérieurs au 1/1/1983, des instructions indiquent les modalités de tri et de conservation aux archives communales des documents produits par les services et établissements publics des communes. Elles sont accessible en ligne sur le site. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

Comment trier et quand éliminer ?

Quelques règles élémentaires :

- Première règle : il est interdit d'éliminer des documents antérieurs à 1830 dans les archives communales.

  - Deuxième règle : l'élimination peut intervenir quand le document n'a plus d'utilité administrative.

Le tri doit donc se faire en période d'âge intermédiaire, c'est-à-dire quand il n'est plus utile directement aux agents, mais requis pour toute recherche juridique ou administrative. On dit aussi que c'est la période de préarchivage, celle qui précède le versement aux Archives communales.

Avant le tri

Avant de procéder au tri véritable, il est toujours possible de dégager de la place dans les services en respectant certaines règles élémentaires.

- Nettoyage régulier des dossiers en cours : ôter les brouillons inutiles, les doubles, les exemplaires vierges, etc.

- Suivi de la documentation : les revues de plus de 5 ans peuvent souvent être jetées, ainsi que les catalogues de fournisseurs.

Principaux types de tri

- Pièce à pièce : pour des dossiers hétérogènes ou sensibles.

- Par séries entières : pour des dossiers homogènes en général, notamment quand ils sont repris dans un document récapitulatif.

- Par échantillonnage : géographique, chronologique (en AC, années finissant par 3 ou 8), alphabétique (Ber et Tra), aléatoire (10 % au hasard).

- Par sélection.

Procédure de l'élimination

Le bordereau d'élimination est préparé par le service en se basant sur le tableau de gestion et signé par le maire en 2 exemplaires. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Ce document atteste que :

- les documents n'ont plus d'utilité pour la commune
- les délais légaux de prescription sont atteints
- aucun recours n'est possible sur les dossiers concernés

Une fois visé par le directeur des Archives départementales, ce bordereau décharge le maire de toute responsabilité.

Il doit bien évidemment être conservé.

Une fois le visa obtenu, la destruction de documents peut alors être effectuée.

Délais de conservation

Ils sont fixés par les différents codes que vous pouvez consulter sur legifrance, le service public de l'accès au droit.