Déposer ses archives

Rôle des responsables

Le maire est responsable des archives de sa commune

Les communes sont propriétaires de leurs archives à l'exception de certains documents :
- de l'état civil
- du cadastre
qui sont propriétés de l'État. (art. L 1421-3 du Code Général des Collectivités Territoriales, CGCT).

Civilement et pénalement, qu'il agisse en tant qu'exécutif de la collectivité ou au nom de l'Etat, le maire est responsable des archives de sa commune et la conservation des archives fait partie des dépenses obligatoires des communes (art. L 2321-2 du CGCT).

À chaque renouvellement de municipalité, le maire doit établir un procès-verbal de prise en charge des archives accompagné d'un état sommaire, le récolement. De même, en cas de décès, un récolement doit être établi.

Les archives communales sont inaliénables et imprescriptibles

Comme toutes les archives publiques, les archives communales appartiennent au domaine public mobilier.

Elles ne peuvent donc, à ce titre, être vendues ou aliénées d'une autre manière ou détruites sans autorisation de l'État.

Cette autorisation ne peut être accordée que par le Ministère de la Culture, représenté dans ce cas par le directeur des Archives départementales.

- Si la commune est supprimée, ses documents doivent être versés aux Archives départementales.

- En cas de fusion de communes, les archives des communes fusionnées ne doivent pas être mélangées (respect des fonds). Les archives des communes supprimées sont alors réunies à celles des communes de rattachement.

Les archives doivent obligatoirement être conservées dans un bâtiment communal (règlement de 1926).

Sanctions pénales

Élus mais aussi fonctionnaires sont responsables de la conservation des archives qu'ils détiennent ou qu'ils sont amenés à gérer.

Ils doivent informer le préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives.

Tout fonctionnaire ou officier public qui aura détruit, supprimé, soustrait ou détourné les actes et titres dont il est dépositaire sera puni de 10 ans de prison et de 150 000 € d'amende (art. 432-15 du nouveau code pénal).