Verser ses archives

Trier, éliminer et verser

Règles et bordereau d'élimination

Les documents dont la conservation définitive n'est pas prévue par un tableau de gestion peuvent être éliminés, ce en application du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979, art. 7 et 16 ; de l'ordonnance 2004-178  du 20 février 2004 relative à la partie législative du Code du patrimoine, article L 212-9. 

Attention toutefois ! La destruction ne peut se faire qu'après accord et visa des deux parties concernées : le service producteur (ou détenteur) et les Archives départementales.

Avant de procéder à l'enlèvement des archives destructibles, un bordereau d'élimination doit être rédigé par le service producteur (ou détenteur), en deux exemplaires transmis, revêtus du visa du responsable du bureau ou du chef de service, aux Archives départementales.

Ces dernières s'assurent alors de la régularité de la forme ainsi que du respect de la réglementation.

Le directeur des Archives départementales appose son visa lorsque ces points sont conformes à la législation et un des exemplaires est retourné au service producteur (ou détenteur).

La rapidité d'instruction du bordereau par les Archives départementales dépend en grande partie du respect des textes et de ces règles.

Règles de versement aux Archives départementales

La règle consiste en la rédaction d'un bordereau.

Le bordereau a une triple fonction : il permet de savoir à quelle date un service a versé ses documents aux Archives départementales, ce que contenait ce versement, et il atteste du transfert de responsabilité d'un service à un autre.

Sa rédaction obéit à des règles strictes telles que, par exemple, l'indication des numéros des boîtes sans « bis » ou « ter », des analyses claires au lieu de « pièces diverses », le métrage linéaire.

Il est à établir en deux exemplaires, visés chacun par les responsables des services concernés.