Aider à l'archivage

Communiquer

Les documents que vous produisez et détenez ne sont pas tous librement consultables par le public. Bien que la loi soit plus souple depuis quelques années, certaines catégories d'archives sont soumises à des délais de communication afin de protéger la vie privée ou les intérêts nationaux. Le texte de référence est l'ordonnance 2004-178 du 20 février 2004 relative à la partie législative du Code du patrimoine

Les délais légaux

Les délais à retenir, applicables à tous les documents y compris dans les services, sont de :

- 150 ans à compter de la date de naissance pour les documents contenant des informations à caractère médical.

- 120 ans à compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel.

- 100 ans à compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, y compris les décisions de grâce, pour les minutes et répertoires des notaires ainsi que pour les registres de l'état civil et de l'Enregistrement.

- 100 ans à compter de la date de recensement ou de l'enquête, pour les documents contenant des renseignements individuels ayant trait à la vie privée personnelle et familiale et, d'une manière générale, aux faits et comportements d'ordre privé, collectés dans le cadre des enquêtes statistiques des services publics.

- 60 ans à compter de la date de l'acte pour les documents qui contiennent des informations mettant en cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l'État ou la défense nationale et dont la liste est fixée par décret en Conseil d'État.

La dérogation aux délais légaux

Il existe une procédure de dérogation aux délais légaux.

Elle est notamment utilisée par les étudiants, les chercheurs et les particuliers dans le cadre de démarches administratives.

La dérogation s'instruit après avis du service ayant versé les documents que souhaite voir le lecteur et avis des Archives départementales.

La demande et les avis sont transmis à la direction des Archives de France, qui statuera et vous informera par courrier de l'octroi ou du refus de déroger aux délais légaux.

L'accord ne signifie cependant pas que le lecteur pourra obtenir la reproduction des documents, ni qu'il pourra divulguer des informations ayant trait à la vie privée.

La signature d'un engagement de réserve est obligatoire.