Aider à l'archivage

Gérer

Une conservation obligatoire

Toute administration est tenue de conserver les documents qu'elle reçoit et qu'elle produit dans l'exercice de ses attributions.

Les services versants doivent assurer la gestion de leurs archives courantes et intermédiaires avec l'aide et les conseils des archivistes départementaux.

A l'expiration de leur période d'utilisation courante par les services, les documents font l'objet d'un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d'intérêt administratif ou historique, destinés à l'élimination. (Art. L 212-3-4 du Code du patrimoine).

En effet, seules les archives dites définitives, donc destinées à être conservées indéfiniment, ont vocation à être conservées dans le dépôt départemental d'archives.

La bonne gestion des archives

En prenant soin des dossiers, en effectuant régulièrement des tris, des éliminations et des versements.

Ces opérations, détaillées ci-après, peuvent être préparées en amont, par un travail préliminaire de repérage des documents destinés à être éliminés, séparés de ceux voués à une conservation définitive. Ne rangez pas ensemble les dossiers éliminables et ceux de conservation intégrale mais ayez un tableau de gestion.

Il est aussi possible d'agir au coeur même des dossiers. Il suffit de régulièrement s'assurer que ceux-ci ne contiennent pas de doubles ou de photocopies en plusieurs exemplaires, ces surnombres étant inutiles. Les dossiers ainsi « expurgés » prendront moins de volume et seront prêts à être archivés de façon définitive.

Assurez-vous, avant toute intervention dans vos dossiers, que vous appliquez les règles et normes définies par la direction des Archives de France et vos services centraux. Pour ce faire, n'hésitez pas à nous contacter : archives@landes.fr.

Dans tous les cas, n'oubliez pas que vos dossiers et documents actuels, ceux sur lesquels vous travaillez quotidiennement, sont les archives anciennes de demain. Sans eux, il sera impossible de pouvoir comprendre notre époque.

Avoir un tableau de gestion

Le tableau de gestion est également appelé tableau d'archivage, tableau de conservation et tableau de tri.

Outil réglementaire (pour les services de l'État) ou contractuel (pour les autres et notamment les collectivités territoriales), il recense la production administrative des services, fixe les délais de conservation et les modalités de tri de chaque dossier produit ou reçu.

Il est établi conjointement par l'archiviste et le service versant. Il est mis à jour régulièrement au fur et à mesure des évolutions des missions, des attributions ou des procédures du service producteur.

Avant de procéder à tout tri ou à toute élimination, renseignez-vous sur les règles à respecter.

Les Archives départementales tiennent à votre disposition des tableaux de gestion, établis conjointement par la direction des Archives de France et votre ministère de tutelle.

Le tableau de gestion est un document récapitulatif dans lequel sont recensés tous les types de documents produits par vos services. Il indique notamment la DUA (durée d'utilité administrative), c'est à dire le temps pendant lequel vos documents ne sont plus d'usage courant au sein du service, mais ne sont pas encore des archives définitives. Ils sont alors considérés comme des « archives intermédiaires ».

Lorsque la DUA est arrivée à son terme, le tableau de gestion indique quel sort doivent subir les documents. Il existe trois possibilités :

- la destruction (ou élimination)
- le tri
- la conservation intégrale.

Dans ce dernier cas, il n'y a pas à intervenir sur les documents. Les difficultés résident dans les deux cas précédents. En effet, il est impératif de s'assurer que les documents détruits sont bien ceux destinés à l'être.

S'il n'existe pas de tableau de gestion, il conviendra de l'établir ensemble au cours de séances de travail communes, afin de décider du sort final des dossiers et documents.