Aider à l'archivage

Conserver

Règles générales de conservation

Les documents sont fragiles, qu'ils soient encore utiles ou non à votre activité professionnelle. D'une manière générale, papier et carton craignent l'humidité, la chaleur, le froid et le feu, ainsi que les chocs thermiques (passage rapide du froid au chaud, et inversement). Ils sont également destructibles par les rongeurs et les insectes.

Les documents doivent donc être protégés contre :

- La lumière directe

- La poussière

- L'humidité

- Les nuisibles (volants ou rampants)

- Les manipulations intempestives.

Pour pouvoir assurer cette protection, ils doivent être rangés soit dans des boîtes en carton adaptées, soit en liasses de papier kraft avec des sangles.

Les épingles, trombones, adhésifs et élastiques sont prohibés.

Les plans et calques de plus grand format ne doivent pas être pliés mais rangés dans des rouleaux ou des cartons à dessin.

Si possible, l'utilisation d'un meuble à plans à conservation à plat est recommandée.

La reliure (ou système équivalent) est obligatoire pour les documents de l'état civil, les délibérations, les arrêtés et le cadastre.

La photocopie est interdite pour tous les documents reliés, de trop grand format ou fragiles.

Vue d'un bureau du greffe du tribunal de Sabres.
©Mercier Véronique pour les Archives Départementales – Conseil départemental des Landes

Vue d'un bureau du tribunal de Sabres.

Lieux de conservation

Quand ils acquièrent le vénérable statut d'archives définitives, ne les entreposez pas dans des caves ou des greniers non isolés thermiquement.

Ne les laissez pas à l'humidité ou à portée de dents des souris.

Ne les entassez pas et ne les mettez pas en « vrac ».

Choisissez des locaux sains, sans éclairage naturel, équipés d'extincteurs et d'étagères.

Assurez-vous de l'absence de rongeurs et d'insectes et faites procéder, si besoin est, à une dératisation régulière.

Nettoyez, ou faites nettoyer, périodiquement ces locaux.

Utilisez de préférence des rayonnages métalliques.

Concernant les communes, les archives doivent être conservées à la mairie ou, à défaut, dans un édifice public communal.

De préférence, un local spécifique leur est affecté, éloigné de tout risque d'incendie ou d'inondation.

Ce dernier doit fermer à clé afin d'éviter toute éventualité de vol ou de déclassement.

Les documents destinés à être détruits n'en sont pas pour autant à négliger et doivent aussi être conservés dans de bonnes conditions. Ceci facilitera les manipulations et les conditions de travail lors du transport vers le lieu de destruction, et le gain de temps sera appréciable.