Connaître les Archives

Archives privées

Si les Archives départementales ont pour vocation de recevoir les archives publiques, elles peuvent également accueillir des fonds d'archives privées quand ceux-ci constituent un patrimoine remarquable pour l'histoire du Département. Les archives privées se définissent en creux, comme des archives non publiques. Ce sont les archives produites par des personnes, des familles, des associations, des entreprises privées, des partis politiques, des syndicats.

Des services d'archives privées

Les archives produites par les personnes ou organismes privés ne sont pas automatiquement vouées à être déposées dans un service d'archives publics tel que les Archives départementales.

Il existe aussi des services d'archives privées, organisés d'une manière professionnelle, qui peuvent être des lieux de ressources pour le chercheur.

Il n'existe pas pour eux de liste ni d'annuaire unique.

Un certain nombre des services mentionnés sous le titre «archives d'entreprise» dans l'annuaire élaboré par la direction des Archives de France, sont des services privés. Pour le consulter, cliquez ici.

Quelques autres peuvent être identifiés par l'intermédiaire du site de l'Association des archivistes français (AAF).

D'autres associations qui fédèrent des services d'archives privées sont présentes sur le site du Conseil international des archives (CIA ou ICA, en anglais).

Dans les Landes, deux structures privées détenant des archives peuvent être citées ; sous certaines conditions elles peuvent communiquer les documents dont elles assurent la conservation.

- Les archives diocésaines, organisées en parallèle de la bibliothèque diocésaine (Centre Jean-Paul II, 102, avenue Francis planté, 40100 Dax)

- La Société de Borda, 27, rue Cazade, 40100 Dax.

Ces services, qui assurent la conservation et la communication de documents ayant un statut juridique privé, en particulier dans un objectif historique, ne sont pas à confondre avec les entreprises privées d'archivage dont les fonctions sont uniquement de gérer des documents ayant une utilité courante.

Conserver les archives privées

Le propriétaire est libre de choisir le sort qu'il réserve aux archives en sa possession : conservation ou destruction, choix du service public ou organisme privé susceptible de les conserver, choix du mode d'entrée, puis des conditions de communication et de reproduction par le public.

Les services d'archives publics peuvent être ainsi amenés à collecter des archives privées. Six modes d'entrée sont possibles : achat, don, dépôt, legs ou dation, et prêt pour microfilmage.

- Achat : mode d'entrée le plus courant. Les Archives départementales disposent d'un budget annuel permettant d'acquérir des documents d'archives auprès de particuliers, de professionnels (libraires et marchands) ou en vente publique aux enchères. La propriété est alors transférée à la collectivité publique concernée (commune, département, région ou État).

- Don : les services d'archives publics sont habilités à recevoir des dons. Il existe soit le « don entre vifs » (donation passée devant notaire), soit le « don manuel » nécessitant une lettre du donateur annonçant son projet de « don », une lettre du donataire acceptant le don, puis la remise effective des archives. Les dons sont irrévocables et peuvent être assortis de conditions de communication et reproduction des documents. La propriété est alors transférée à la collectivité publique.

- Dépôt : un particulier peut déposer un fonds d'archives dans un service d'archives public tout en restant propriétaire (à sa mort la propriété passera à ses héritiers ou ayants droit). Un contrat de dépôt obligatoire est rédigé ensemble par les deux parties pour préciser les termes ou conditions à respecter par l'un et l'autre (classement, conservation, communication, reproduction). Ce contrat est révocable à tout moment par le propriétaire qui reprend alors ses documents.

- Legs : par testament (olographe, reçu devant notaire ou mystique), un particulier peut léguer ses archives à l'État. Mais pour ne pas léser les héritiers, le legs doit être accepté après avis d'un comité consultatif.

- Dation : L'État peut accepter, par une procédure juridique prononcée par le ministre du Budget, des biens culturels (tableaux ou archives) en paiement d'impôts (droits de succession, impôt sur la fortune).

- Prêt pour microfilmage (forme de dépôt) : un propriétaire peut aussi prêter temporairement ses archives à un service d'archives afin d'effectuer le microfilmage des documents avant restitution. Les frais sont à la charge du service d'archives.

Entre 2004 et 2005, les Archives départementales, en lien avec le point d'appui montois et de nombreux représentants d'associations locales, ont élaboré un mémento pratique à l'usage des associations, pour les sensibiliser à l'importance de leurs archives et leur donner des conseils d'archivage. Pour consulter ce mémento, cliquez ici

 

Votre interlocuteur

Maylis de Bourran : 05.58.85.75.20. ; archives@cg40.fr

Pour en savoir plus

- Archives privées, un patrimoine méconnu : petit guide à l'usage des propriétaires, Paris : Association des archivistes français (9, rue Montcalm  75018 Paris), 2005.

- Les archives des associations : approche descriptive et conseils pratiques, Paris, direction des Archives de France, 2001.

- Les archives des associations, mémento pratique, Mont-de-Marsan, Point d'appui montois et archives départementales des Landes, 2005