Qui sommes-nous ?

Quelques chiffres

30 agents travaillent aux Archives des Landes. 2 sont des fonctionnaires d'État (ministère de la Culture), mis à disposition du Département pour exercer le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, et 28 sont des fonctionnaires territoriaux.

Au sein du bâtiment leur action s'exerce sur :

plus de 13000 mètres linéaires ;
plus de 20000 documents graphiques et iconographiques ;
près de 80000 m de microfilms ;
environ 25000 monographies et plus de 2500 titres de périodiques, dont environ 200 en cours.

Le plus ancien document original conservé aux Archives des Landes est de 1253 ; sur parchemin, il contient la ratification d'une donation faite en 1233 par un certain Arnaud, Raymond, homme d'armes originaire de Dax, au bénéfice de l'hôpital du Saint-Esprit, à Dax (H 243/2)

En 2018 :

537 lecteurs (dont 203 généalogistes, soit 37.8 %, 222 personnes venues effectuer d'autres recherches historiques, soit 41 %, et 66 personnes ayant effectué des recherches administratives, soit 12 %) ont consulté 10 066 documents.
1 067 recherches ont été faites en réponse à des demandes écrites.

Définition des archives

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ». Pour en savoir plus, cliquez ici.

Ainsi, les archives ne sont pas seulement des documents sur les supports traditionnels (le parchemin ou le papier). Elles peuvent prendre les formes les plus diverses : une photographie, un enregistrement sur bande magnétique, dévédérom, fichier informatique, maquette, etc.

Que sont les « archives publiques » ?

« Les archives publiques sont : les documents qui procèdent des activités de l'État, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics ; les documents qui procèdent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ; les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ». Pour en savoir plus, cliquez ici.

Les archives ainsi définies appartiennent au « domaine public mobilier », c'est-à-dire qu'elles sont propriété publique, au même titre que tout objet public. Par ce statut, les archives sont inaliénables et imprescriptibles, c'est-à-dire qu'elles ne pourront jamais être cédées et donc sortir du domaine public. Un service d'archives public peut aussi conserver des documents d'origine privée entrés de manières diverses, si leur conservation présente un intérêt historique pour la collectivité. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Quatre missions essentielles

Pourquoi conserve-t-on des archives ?
Selon le Code du patrimoine : « La conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes, physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». L'intérêt public est donc :

administratif. Bien gérer, c'est par exemple faire en sorte qu'un service de l'administration retrouve rapidement un dossier qu'il doit consulter ou lui éviter d'être encombré par une masse de documents qui n'ont plus aucune utilité ni intérêt ;
juridique. Justifier un droit est possible en retrouvant le document qui crée ce droit, par exemple un acte notarié, un jugement, etc. ;
historique, voire social.

Toutes les archives ne sont pas à conserver. Seule une petite partie d'entre elles justifie de l'être de manière définitive. Ainsi, la mission première d'un service d'archives est d'assister les services qui produisent des documents publics et de permettre à n'importe qui d'y accéder à des fins administratives et juridiques. La constitution de sources pour l'histoire et la mise à disposition du public de cette « matière première » est la mission seconde.

Les missions fondamentales d’un service d’archives
Elles peuvent être résumées en quatre actions qui se succèdent entre celui qui produit le document et celui qui, à terme, l’utilisera.

Collecter : d’une part et obligatoirement, les archives publiques produites dans le ressort administratif (le département des Landes dans le cas qui nous concerne), d’autre part, si la possibilité se présente, des archives privées présentant un intérêt public, dans ce cas par don, dépôt ou achat.
Classer : traiter les archives ainsi collectées en procédant le cas échéant à des tris et des éliminations, puis élaborer un instrument de recherche (sous la forme la plus adaptée à chaque cas) pour permettre à chacun de chercher par lui-même ce qui l’intéresse.
Conserver : assurer leur conservation dans des locaux adaptés pour transmettre ce patrimoine aux générations futures par un conditionnement qui évite leur dégradation, le cas échéant en les restaurant et, si besoin est, en réalisant des copies de sûreté ou de consultation courante actuellement sur support argentique (les microfilms) ou numérique (bases de données en ligne).
Communiquer les documents à quiconque le demande, dans le cadre des délais légaux et des procédures réglementaires, tout en veillant à leur conservation, est une obligation. Assurer leur mise en valeur par différents moyens (activités éducatives, visites, expositions, publications…), pour attirer l’attention du public sur des documents susceptibles de l’intéresser, est une faculté dont chaque service fait le choix, en fonction des moyens que sa collectivité de tutelle met à sa disposition.

Par ailleurs, le directeur des Archives départementales, éventuellement assisté par un personnel d’État comme lui mis à disposition du Département, est chargé, au nom de l’État, de contrôler l’ensemble des archives publiques (services publics, collectivités, officiers publics ou ministériels, ainsi que les documents ressortant de missions de service public assurées par des organismes de droit privé) existant dans le département : c’est-à-dire, assurer l’application des textes réglementaires (code du patrimoine) et assister les organismes producteurs dans la gestion de leurs archives.

Les Archives départementales peuvent aussi avoir un rôle de conseil pour aider à protéger tout patrimoine archivistique.