Administrations

Une conservation obligatoire

Toute administration est tenue de conserver les documents qu'elle reçoit et qu'elle produit dans l'exercice de ses attributions. Les services versants doivent assurer la gestion de leurs archives courantes et intermédiaires avec l'aide et les conseils des Archives départementales.

A l'expiration de leur durée d'utilité administrative, les documents font l'objet d'un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d'intérêt administratif ou historique, destinés à l'élimination (art. L 212-2 du Code du patrimoine).

En effet, seules les archives définitives, donc destinées à être conservées indéfiniment, ont vocation à être versées puis conservées aux Archives départementales.

Gérer les archives consite à prendre soin des dossiers, à effectuer régulièrement des tris, des éliminations et des versements. Ces opérations, détaillées ci-après, peuvent être préparées en amont, par un travail préliminaire de repérage des documents destinés à être éliminés, séparés de ceux voués à une conservation définitive.

Il est aussi possible d'agir au coeur même des dossiers. Il suffit de régulièrement s'assurer que ceux-ci ne contiennent pas de doubles ou de photocopies en plusieurs exemplaires, ces surnombres étant inutiles. Les dossiers ainsi « expurgés » prendront moins de volume et seront prêts à être archivés de façon définitive. Assurez-vous, avant toute intervention dans vos dossiers, que vous appliquez les règles et normes définies par le service interministériel des Archives de France et vos services centraux. Pour ce faire, n'hésitez pas à nous contacter.

Dans tous les cas, n'oubliez pas que vos dossiers et documents actuels, ceux sur lesquels vous travaillez quotidiennement, sont les archives "anciennes" de demain. Sans eux, il sera impossible de pouvoir comprendre notre époque.

Comment trier ?

Le tableau de gestion (également appelé tableau d'archivage, tableau de conservation ou tableau de tri) est un outil réglementaire. Il recense la production administrative des services, fixe les délais de conservation et les modalités de tri de chaque dossier produit ou reçu. Il est établi conjointement par l'archiviste et le service versant. Il est mis à jour régulièrement au fur et à mesure des évolutions des missions, des attributions ou des procédures du service producteur. Avant de procéder à tout tri ou à toute élimination, renseignez-vous sur les règles à respecter. Les Archives départementales tiennent à votre disposition des instructions de tri et de conservation établies conjointement par le service interministériel des Archives de France et votre ministère de tutelle.

Le tableau de gestion indique notamment la DUA (durée d'utilité administrative), c'est à dire le temps pendant lequel vos documents ne sont plus d'usage courant au sein du service, mais ne sont pas encore des archives définitives. Ils sont alors considérés comme des « archives intermédiaires ». Lorsque la DUA est arrivée à son terme, le tableau de gestion indique quel sort doivent subir les documents (élimination après visa du directeur des Archives départementales, échantillonnage, ou conservation intégrale pour versement aux Archives départementales).

N'hésitez pas à contacter les Archives départementales pour établir votre tableau de gestion.

Comment éliminer ?

Les documents dont la conservation définitive n'est pas prévue par les instructions de tri et de conservation ni par un tableau de gestion peuvent être éliminés à l'issue de leur durée d'utilité administrative (code du patrimoine, article L 212-2). Attention toutefois ! La destruction ne peut se faire qu'après accord et visa des deux parties concernées : le service producteur (ou détenteur) et les Archives départementales. Avant de procéder à la destruction des archives, un bordereau d'élimination doit être rédigé par le service producteur (ou détenteur), en deux exemplaires transmis, signé par le responsable du bureau ou par le chef de service, aux Archives départementales. Ces dernières vérifient que la durée d'utilité administrative des archives est échue et que leur élimination est prescrite par les textes. Le directeur des Archives départementales appose son visa et un des exemplaires est retourné au service producteur (ou détenteur). La rapidité d'instruction du bordereau par les Archives départementales dépend en grande partie du respect des textes et de ces règles.

Comment verser ?

Toute administration (Conseil départemental, préfecture, tribunaux, notaires, etc.) est tenue de conserver les documents qu'elle reçoit et qu'elle produit dans l'exercice de ses attributions, mais seules les archives dites définitives, donc destinées à être conservées indéfiniment, ont vocation à être versées et conservées aux Archives départementales.

La règle consiste en la rédaction d'un bordereau. Le bordereau a une triple fonction : il permet de savoir à quelle date un service a versé ses documents aux Archives départementales, ce que contenait ce versement, et il atteste du transfert de responsabilité d'un service à un autre. Sa rédaction obéit à des règles strictes telles que, par exemple, l'indication des numéros des boîtes sans « bis » ou « ter », des analyses claires, le métrage linéaire. Il est à établir en deux exemplaires, visés chacun par les responsables des services concernés.

Comment communiquer ?

Les documents que vous produisez et détenez ne sont pas tous librement consultables par le public. Certaines catégories d'archives sont soumises à des délais de communication afin de protéger la vie privée ou les intérêts nationaux (code du patrimoine, articles L 213-1 et L 213-2).

Il existe une procédure de dérogation aux délais légaux.

Comment conserver au mieux les archives ?

Les documents sont fragiles. D'une manière générale, papier et carton craignent l'humidité, la chaleur, le froid et le feu, ainsi que les chocs thermiques (passage rapide du froid au chaud, et inversement). Ils sont également vulnérables aux rongeurs et aux insectes.

Les documents doivent être protégés contre :

• la lumière directe
• la poussière
• l'humidité
• les nuisibles (volants ou rampants)
• les manipulations intempestives.

Pour pouvoir assurer cette protection, ils doivent être rangés dans des boîtes en carton adaptées (privilégier les dos de 10 à 12 cm). Les épingles, trombones, adhésifs et élastiques sont déconseillés. Les plans et calques de plus grand format ne doivent pas être pliés mais rangés dans des rouleaux ou des cartons à dessin. Si possible, l'utilisation d'un meuble à plans à conservation à plat est recommandée. La photocopie est interdite pour tous les documents reliés, de trop grand format ou fragiles.

Lieux de conservation

• Choisir un local spécifique éloigné de tout risque d'incendie ou d'inondation et fermant à clé afin d'éviter les vols et les déclassements ;
• choisir des locaux sains et ventilés, sans éclairage naturel, équipés d'extincteurs et d'étagères (de préférence des rayonnages métalliques). Ne pas entreposer les archives dans des caves ou des greniers non isolés thermiquement, à l'humidité ;
• s'assurer de l'absence de rongeurs et d'insectes et faire procéder, si besoin, à une dératisation régulière ;
• nettoyer ou faire nettoyer périodiquement ces locaux ;
• ne pas entasser les documents ni les mettre en « vrac » ;
• conserver aussi les documents destinés à être détruits dans de bonnes conditions.