Communes et structures intercommunales

Les responsabilités du maire et du fonctionnaire

Les communes sont propriétaires de leurs archives à l'exception de l'état civil et du cadastre qui sont propriétés de l'État. (art. L 1421-3 du Code Général des Collectivités Territoriales, CGCT). Civilement et pénalement, qu'il agisse en tant qu'exécutif de la collectivité ou au nom de l'Etat, le maire est responsable des archives de sa commune et la conservation des archives fait partie des dépenses obligatoires des communes (art. L 2321-2 du CGCT). À chaque renouvellement de municipalité, le maire doit établir un procès-verbal de prise en charge des archives accompagné d'un état sommaire, le récolement. De même, en cas de décès, un récolement doit être établi par le nouveau maire.

Comme toutes les archives publiques, les archives communales appartiennent au domaine public mobilier. Elles ne peuvent donc être vendues ou aliénées d'une autre manière ou détruites sans autorisation de l'État. Cette autorisation ne peut être accordée que par le Ministère de la Culture, représenté dans ce cas par le directeur des Archives départementales.

Les archives doivent obligatoirement être conservées dans un bâtiment communal (règlement de 1926).

Élus mais aussi fonctionnaires sont responsables de la conservation des archives qu'ils détiennent ou qu'ils sont amenés à gérer. Ils doivent informer le préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives. Tout fonctionnaire ou officier public qui aura détruit, supprimé, soustrait ou détourné les actes et titres dont il est dépositaire sera puni de 10 ans de prison et de 150 000 € d'amende (art. 432-15 du nouveau code pénal).

Récolement, mode d'emploi

Le récolement sert à formaliser la passation de responsabilité sur les archives du maire ou du président sortant au nouveau maire ou président.

Cette obligation est désormais élargie aux établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) et à leurs présidents, dans le cadre du renouvellement des conseils communautaires.

Le procès-verbal et le récolement annexé doivent être établis en trois exemplaires, qui sont destinés respectivement au maire/président sortant, comme justificatif de décharge, au maire/président nouvellement élu qui classera son exemplaire dans les archives de la collectivité, et au directeur des Archives départementales. Ils doivent être signés par le maire/président sortant et par le maire/président entrant. Même si le maire/président sortant a été réélu, il convient d'établir un procès-verbal et un récolement. Dans ce dernier cas, le maire/président signe à la fois en tant que sortant et en tant que nouvel élu.

• Télécharger le modèle de procès-verbal
• Télécharger le modèle de tableau récapitulatif des documents conservés

Trier, éliminer et déposer

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives mais depuis 1970, les maires des communes de moins de 2000 habitants sont tenus de déposer obligatoirement aux Archives départementales leurs documents de l'état civil de plus de 120 ans, ainsi que tous leurs autres documents de plus de 50 ans (Code du patrimoine, art. L 212-11).

Les communes de plus de 2000 habitants qui le souhaitent, peuvent également déposer leurs archives après délibération de leur conseil municipal. Le préfet peut prescrire un dépôt d'office quand il est avéré que les conditions de conservation des documents ne sont pas satisfaisantes et que la commune n'assure pas ses obligations.

Dans tous ces cas, les Archives départementales assurent la conservation, le classement et la communication des documents déposés. Des éliminations ne sont possibles qu'après autorisation du conseil municipal.

Par manque de place et pour favoriser la bonne conservation des documents essentiels, on ne peut tout conserver. Avant d'éliminer, il faut donc trier.

Avant de procéder au tri véritable, il est toujours possible de dégager de la place dans les services en respectant certaines règles élémentaires.

• Nettoyage régulier des dossiers en cours : ôter les brouillons inutiles, les doubles, les exemplaires vierges, etc.
• Suivi de la documentation : les revues de plus de 5 ans peuvent souvent être jetées, ainsi que les catalogues de fournisseurs.

Le bordereau d'élimination est préparé par la commune en se basant sur les instructions de tri et de conservation. Il est signé par le maire en 2 exemplaires.
Ce document atteste que :

• les documents n'ont plus d'utilité pour la commune
• les délais légaux de prescription sont atteints
• aucun recours n'est possible sur les dossiers concernés

Une fois visé par le directeur des Archives départementales, ce bordereau décharge le maire de toute responsabilité. Il doit bien évidemment être conservé. Une fois le visa obtenu, la destruction de documents peut alors être effectuée.

Comment communiquer ?

Les documents que vous produisez et détenez ne sont pas tous librement consultables par le public. Certaines catégories d'archives sont soumises à des délais de communication afin de protéger la vie privée ou les intérêts nationaux (code du patrimoine, articles L 213-1 et L 213-2).

Télécharger le tableau des délais légaux

Il existe une procédure de dérogation aux délais légaux.

Comment conserver au mieux les archives ?

Les documents sont fragiles. D'une manière générale, papier et carton craignent l'humidité, la chaleur, le froid et le feu, ainsi que les chocs thermiques (passage rapide du froid au chaud, et inversement). Ils sont également vulnérables aux rongeurs et aux insectes. Les documents doivent donc être protégés contre :

• la lumière directe
• la poussière 
• l'humidité
• les nuisibles (volants ou rampants)
• les manipulations intempestives.

Pour pouvoir assurer cette protection, ils doivent être rangés dans des boîtes en carton adaptées (privilégier les dos de 10 à 12 cm). Les épingles, trombones, adhésifs et élastiques sont déconseillés. Les plans et calques de plus grand format ne doivent pas être pliés mais rangés dans des rouleaux ou des cartons à dessin. Si possible, l'utilisation d'un meuble à plans à conservation à plat est recommandée. La reliure (ou système équivalent) est obligatoire pour les documents de l'état civil, les délibérations, les arrêtés et le cadastre. La photocopie est interdite pour tous les documents reliés, de trop grand format ou fragiles. 

Lieux de conservation

Les archives doivent être conservées à la mairie ou, à défaut, dans un édifice public communal. 

• Choisir un local spécifique éloigné de tout risque d'incendie ou d'inondation et fermant à clé afin d'éviter les vols et les déclassements ;
• choisir des locaux sains et ventilés, sans éclairage naturel, équipés d'extincteurs et d'étagères (de préférence des rayonnages métalliques). Ne pas entreposer les archives dans des caves ou des greniers non isolés thermiquement, à l'humidité ;
• s'assurer de l'absence de rongeurs et d'insectes et faire procéder, si besoin, à une dératisation régulière ;
• nettoyer ou faire nettoyer périodiquement ces locaux ;
• ne pas entasser les documents ni les mettre en « vrac » ;
• conserver aussi les documents destinés à être détruits dans de bonnes conditions.
• Télécharger les règles de base pour la construction et l'aménagement d'un bâtiment d’archives