Particuliers, associations et entreprises

Si les Archives départementales ont pour vocation de recevoir les archives publiques, elles peuvent également accueillir des fonds d'archives privées quand ceux-ci constituent un patrimoine remarquable pour l'histoire du Département. Les archives privées se définissent en creux, comme des archives non publiques. Ce sont les archives produites par des personnes, des familles, des associations, des entreprises privées, des partis politiques ou encore des syndicats. L'objectif est de communiquer ces documents au public en salle de lecture ou à l'occasion d'actions éducatives et culturelles.

Comment nous confier vos archives ?

Le propriétaire est libre de choisir le sort qu'il réserve aux archives en sa possession : conservation ou destruction, choix du service public ou organisme privé susceptible de les conserver, choix du mode d'entrée, puis des conditions de communication et de reproduction par le public. Les services d'archives publics peuvent être ainsi amenés à collecter des archives privées.

Il existe plusieurs mode d'entrée :

• le don : les Archives départementales privilégient le « don manuel ». Il nécessite une lettre du donateur annonçant son projet de « don », une lettre du donataire acceptant le don, puis la remise effective des archives. Les dons sont irrévocables et peuvent être assortis de conditions de communication et reproduction des documents. La propriété est alors transférée à la collectivité publique ;
• l'achat : les Archives départementales disposent d'un budget annuel permettant d'acquérir des documents d'archives auprès de particuliers, de professionnels (libraires et marchands) ou en vente publique aux enchères. La propriété est alors transférée à la collectivité publique concernée (commune, département, région ou État) ; 
• le dépôt : un particulier peut déposer un fonds d'archives dans un service d'archives public tout en restant propriétaire (à sa mort la propriété passera à ses héritiers ou ayants droit). Un contrat de dépôt obligatoire est signé par les deux parties pour préciser les termes ou conditions à respecter par l'un et l'autre (classement, conservation, communication, reproduction). Ce contrat est révocable par les deux parties ;
• le legs ;
• la dation.

Comment gérer vos archives ?

Particuliers

Consulter la liste des papiers administratifs à conserver sur le site www.service-public.fr.

Associations

• Archives privées, un patrimoine méconnu : petit guide à l'usage des propriétaires, Paris : Association des archivistes français, 2005.
• Les archives des associations : approche descriptive et conseils pratiques, Paris, direction des Archives de France, 2001.
• Les archives des associations, mémento pratique, Mont-de-Marsan, Point d'appui montois et archives départementales des Landes, 2005

Entreprises

• Direction des Archives de France, Les archives privées : manuel pratique et juridique, Paris, La documentation française, 2008.
• Isabelle Guérin-Brot, Les archives d’entreprises. Conseils pratiques d’organisation, Paris, Archives nationales, 2e ed., 1989.

Architectes

Consultez le dossier spécial Délais de conservation des archives sur le site Internet de l’ordre des architectes.

Des services d'archives privées

Les archives produites par les personnes ou organismes privés ne sont pas automatiquement vouées à être conservées dans un service d'archives publics tel que les Archives départementales. Il existe aussi des services d'archives privées, organisés d'une manière professionnelle, qui peuvent être des lieux de ressources pour le chercheur. 

Dans les Landes, deux structures privées détenant des archives peuvent être citées ; sous certaines conditions elles peuvent communiquer les documents dont elles assurent la conservation.

• Les archives diocésaines, organisées en parallèle de la bibliothèque diocésaine (Centre Jean-Paul II, 102, avenue Francis Planté, 40100 Dax)
• La Société de Borda, 27, rue Cazade, 40100 Dax.