Système d’archivage électronique pour les collectivités landaises

Un Système d’archivage électronique (SAE) est un système logiciel adossé à des infrastructures de stockage, qui permet de collecter, de gérer et de conserver sur le long terme des archives (documents et données) électroniques.

Un SAE ne doit pas être confondu avec une simple solution de sauvegarde ou de stockage de données, ni avec un système de GED (gestion électronique de documents). Il repose sur des normes strictes et précises, car son enjeu est bien de proposer un système complet de gestion d’archives, tout en garantissant leur conservation intègre et pérenne.

C’est l’outil exclusif et nécessaire dont chaque collectivité devrait se doter pour préserver ses archives électroniques, et remplir ainsi ses obligations réglementaires en matière d’archives publiques, telles que définies par le Code général des collectivités territoriales et le Code du patrimoine.

Le projet « SAE Collectivités » est une démarche volontariste portée par le Conseil départemental des Landes. Il cherche à aider les collectivités landaises dans le domaine complexe de l’archivage électronique.

Expérimenté en 2022 auprès de trois collectivités-tests (la Communauté de communes du Seignanx, les communes de Haut-Mauco et de Seignosse), le projet a été lancé en 2023.

Il repose sur la possibilité juridique pour les collectivités de « déposer » leurs archives à titre gratuit auprès des Archives départementales, tel qu’exposé dans le Code du patrimoine (L. 212-11 et 12 , L 212-6-1).

Le recours d’une collectivité au « SAE Collectivités » lui permet :

• de réaliser des versements d’archives électroniques dans une solution de SAE assurant leur pérennité et répondant aux enjeux réglementaires ;
• d’éviter d’avoir à s’équiper elle-même de cet outil complexe, qui requiert pour sa gestion des moyens humains et techniques importants.

Les collectivités conservent bien sûr une copie de leurs archives pour leurs besoins quotidiens.

Les archives déposées dans le « SAE Collectivités » sont gérées par les Archives départementales et conservées sur les infrastructures de stockage sécurisées et redondées du Conseil départemental des Landes.

Pour réaliser un versement, la collectivité accède en ligne à une interface de versement. Le(s) agent(s) habilité(s) par la collectivité se connectent à l’aide d’un compte individuel auparavant créé par les Archives départementales.

Ils accèdent alors à leur espace personnel, et plus particulièrement à des formulaires, qui leur permettent de saisir les informations concernant leur versement et de joindre les documents à archiver.

L’interface soumet alors les versements au « SAE Collectivités » : les Archives départementales contrôlent ces versements et procèdent soit à leur validation et à leur intégration dans le SAE, soit à leur renvoi à l’utilisateur s’il y a des modifications à pratiquer. L’interface permet à la collectivité de suivre l’état du traitement des versements soumis. Un tutoriel d’utilisation de l’interface est fourni.

Les versements doivent suivre les prérequis communiqués en amont par les Archives départementales, notamment en ce qui concerne les documents à archiver (nommage et format adéquats). Les prérequis sont établis de façon standard pour toutes les collectivités utilisatrices, pour chaque type d’archives accepté dans le SAE.

Voir la vidéo de démonstration de fonctionnement de l’interface de versement (à venir).

Testez le « SAE Collectivités » !

Le régime juridique du recours d’une collectivité au « SAE Collectivités » est le dépôt, tel que présenté dans le Code du patrimoine (L. 212-6 à 14) : obligatoire pour les communes de moins de 2 000 habitants (L. 212-11), facultatif pour les communes de plus de 2 000 habitants et les groupements de communes (L. 212-12 et L. 212-6-1).

Le dépôt d’archives électroniques se fait de façon anticipée, sans attendre les 50 ans prescrits pour les archives papier. La collectivité reste propriétaire de ses archives.

Pour cadrer et acter le recours d’une collectivité au « SAE Collectivités », la réglementation impose une co-signature, préalable à tout versement :

• d’un contrat de service entre la collectivité et le Département des Landes, actant le dépôt des archives électroniques dans le SAE ;
• d’un contrat de versement, pour chaque type d’archives accepté dans le SAE (dans un premier temps, les archives des conseils municipaux ou communautaires).

La collectivité se voit par ailleurs adresser, pour prise de connaissance, la « politique d’archivage » du SAE du Conseil départemental, qui en expose le fonctionnement : rôles et responsabilités des acteurs du SAE, engagements de service et de sécurité, cadre réglementaire et normatif.

La signature effective de ces documents donne lieu à la création des comptes utilisateurs des agents habilités au sein de la collectivité à faire des dépôts d’archives.

Le projet « SAE Collectivités » est progressif : les fonctionnalités et types d’archives acceptés ont vocation à se développer au fil des ans en fonction des moyens des Archives départementales et de l’évolution des outils logiciels.

Un comité utilisateurs est organisé chaque année, espace d’échanges avec les collectivités utilisatrices sur l’avancement du projet et les besoins à remonter.

Aidez-nous à développer le « SAE Collectivités » !